当日に飲食店の予約をキャンセルしたい時にすべき5つの行動

家族や親戚、友達同士で集まるときなどに、久々に会う人とはゆっくりと話しをしたいと、飲食店に予約を入れることはよくあることです。

しかし当日になって行けなくなったとき、予約キャンセルの連絡をせずばっくれる、ノーショーという行動に走ってしまう人もいます。ノーショーを行われると、飲食店側は利益を得るどころか損害が発生し、最悪の場合閉店に追い込まれることもあり、飲食店業界では深刻な問題となっています。

今回は当日に予約キャンセルをしたいときに、お客さん側が行っておくべき5つの行動について解説していきます。

1 当日に予約キャンセルするときにすると良いこと5つ
2 ネット予約のメリット・デメリット
3 まとめ：キャンセルするときは確認をしよう！

当日に予約キャンセルするときにすると良いこと5つ

当日になっても予約キャンセルをせず、予約をすっぽかす「ノーショー」は、飲食業界全体でも損害が大きく問題となっています。

「直前になって予約キャンセルの連絡がしにくい」という人は多いですが、それでもきちんと連絡することで店舗側は損害を最小限に抑えることができるのです。

予約時にキャンセル料などの確認を取ることはもちろんですが、予約キャンセルの連絡をするときに、以下の5つの行動をとると飲食店側からの印象を悪くすることもなく、お互い気持ちよくやり取りをすることができるでしょう。

1.お店に連絡する

まず、理由はどうあれ予約日時にお店に行くことができなくなったのであれば、すぐにお店に連絡しましょう。

飲食店側では予約客に出す料理の材料の仕入れなどを、数日前から行っていることもあります。予約キャンセルの連絡を入れておかないと、お店側は予約をすっぽかれることでせっかく作った料理を廃棄せねばならず、予約人数が多ければ廃棄する料理や原材料の量もそれなりに多くなるので、廃棄料金を業者に支払って料理を処分することになります。

また仕込みを行ったり、店頭で接客を行うスタッフの待機時間分の時給や、予約した部屋の電気代、調理時に使用した水道光熱費なども無駄になってしまい、キャンセル料も支払ってもらえなければ飲食店側は、損害だけしか残りません。

【当日キャンセル連絡を忘れてしまった場合こうなる】

たとえば、あなたが友人と食事をすることになり、7人で予約を入れたとしましょう。当日、メンバーの都合がつかず、幹事の自分も仕事でいけなくなり、食事自体がお流れになりました。しかし仕事が忙しく予約キャンセルの連絡を忘れていたとします。
飲食店側は、何の連絡もないので予定通り7名分の料理の仕込みを3名で始めます。そして予約時間前に室内のエアコンで部屋を適温にしたり、部屋の電気をつけて、接客スタッフが2名来店を待っていました。
しかし予約時間になってもあなた方が現れず、飲食店側は遅れているだけなのかと待っています。いつ来てもよいように、予約なしのお客様に予約席を空けず待機していましたが、結局閉店まであなた方は姿を見せませんでした。
飲食店側はせっかく心を込めて作った料理も、予約をすっぽかされたせいで7名分全て有料で廃棄せねばならず、仕込みをしたスタッフと待機していた接客スタッフの時給を支払わねばなりません。そのため、予約者であるあなたに対し、キャンセル料を請求することになります。

当日キャンセル料を請求しようと飲食店からあなたに連絡をしますが、あなたは文句を言われるのだろうと無視します。その結果、飲食店側は当日キャンセル料ももらうことができず、あなたの予約で得るはずだった利益を全て失ってしまうのです。

当日キャンセルの連絡はしにくいものですが、正直にかつ適切に理由を話すことで飲食店側も理解してくれます。またきちんと連絡を入れることで、飲食店側も予約席を空席にし、他のお客さんを入れることができるので、飲食店側で損害を最小限に抑える対策を取ることもできます。

2.変更できるか聞く

以前からどうしても行きたかったお店だったのに、急な病気やケガ・仕事などでいけなくなった、友人の都合で別の日にしたいという場合は、別の日程に変更できないか交渉するのもひとつの方法です。

【当日行けなくなり予約日を変更した例】

例えば、とあるママさんグループがランチの予約を入れたとします。3人で予約をいれていたのですが、その中の1人のお子さんが水ぼうそうで寝込んでしまい看病のため参加できなくなりました。2人で行くことも考えましたが、3人で一緒に行きたいということで一ヵ月後にしようということに決まり、飲食店に連絡を入れます。
予約をした飲食店はこのグループが以前から行きたいと思っていたお店で、なかなか予約が取れないことで有名でした。予約者はお店に理由を正直に話し、一ヵ月後に予約が取れないかと相談してみます。
するとお店側でスケジュールを確認し、「5日と14日、20日ならまだ空席がある」と言われ、予約を14日に変更することができました。

このように当日行くことができなくなった場合でも予約日時の変更相談をすることで、飲食店側でスケジュールを確認し、空いている場合は予約日時を変更することができる場合が多いです。

ただし予約変更の場合でも、予約日の3日前～当日の変更の場合は人数などによっては一旦キャンセル扱いになってしまうため、キャンセル料が発生する場合もあります。予約変更の場合も、キャンセル料が発生するのかを確認しておきましょう。

3.キャンセル料の有無を確認する

ドタキャンや当日キャンセルなどで一番トラブルになりやすいのが、「キャンセル料」の有無です。当日キャンセルの場合「80～100%」と設定しているところが多く、無断キャンセルの場合は「100％」と設定している店舗が多いですが、コース料理の予約込みの予約と、席のみの予約とでは、キャンセル料が異なる場合があります。

【コース料理付きの予約の場合】

大学時代の友人3人と食事をすることとなり、幹事になったあなたが4名で予約を入れたとします。しかし当日になって体調不良などで2名が参加できなくなったため、キャンセル連絡を飲食店に入れます。

予約した料理は、予約コースだけの料理だったので他のお客様にお出しすることができず、料理代・人件費・水道光熱費などを踏まえ、予約料金である1人4,000円がまるまるキャンセル料金となり、3人分の12,000円をお店に支払うことになりました。

【席だけの予約の場合】

あなたは職場の同僚と2人で飲みに行く約束をし、気になっていたお店に席だけの予約をいれました。しかし当日同僚が急な出張で行くことができなくなり、予約キャンセルの連絡を入れます。席のみだったので料金設定はなかったのですが、キャンセル料を請求されてしまいます。

このお店のお客さんの平均単価が1人4,000円、席だけの予約ということで半額の1人2,000円を当日キャンセル料として請求され、2人分の8,000円を支払いました。

キャンセル料とは、本来ならあなたが行くことで得ることとができた利益を失ったことに対する、「損害賠償」のようなものです。そのため飲食店側にはお客さん側の都合で発生したキャンセルに対し、損害をある程度の割合請求する権利があるのです。

しかしこのキャンセル料は、「無駄キャンセル100万円」などと法外な金額を請求することはできません。きちんと人件費や材料費など根拠のある金額から、損害を計算して請求されます。

飲食店の中にはキャンセル料を設定していなかったり、明確に表示していない場合もあります。そのため予約時に、キャンセル料の扱いがどうなっているかを事前に調べておけば、当日キャンセルになった場合にキャンセル料でトラブルになることを防ぐことができます。

4.前入金なら払い戻しを確認する

飲食店によっては予約時に料金を前払いにしているところがあります。前払いで予約を知れた場合は、キャンセルで払い戻しが出る場合があるので、払い戻し方法や戻ってくるお金の入金スケジュールなどもしっかりと確認しましょう。

払い戻しについてもきちんと確認を取っておかないと、後でトラブルに発展することがあります。

5.予約サイトの場合、処理を確認する

飲食店の予約サイト経由で予約した場合、キャンセル料などの扱いは自動処理されることがほとんどです。そのためまるっと何もかも予約サイトのシステムに投げてしまいがちですが、自分はキャンセルボタンを押したつもりでも、きちんとデータが送られておらずキャンセルされていない、なんてこもとごくたまに起こるんです。

そのため予約サイトのシステムを過信せず、予約やキャンセルを行ったときは、きちんと返信メールが来ているか、画面上で処理されているかを確認しておきましょう。自分の目できちんと確認することで、飲食店とのトラブルを避け、ノーショー行為になるのを防ぐことができます。

ネット予約のメリット・デメリット

インターネット予約は、時間を気にせずどこからでも気軽にできるので、利用している人が多いです。メリットばかりに目が行ってしまいがちですが、実はデメリットも存在します。ここからはネット予約時のメリット・デメリットについてみていきましょう。

簡単に予約できるけど？！

インターネットの予約は、以下のようなメリットがあります。

お店の人と直接やり取りせずにすむ
時間や場所を気にせず予約の申し込みができる
お店の口コミなども見ることができる

人と接することが苦手だったり電話が苦手という人の場合は、お店の人直接やり取りしなくて済むのが一番大きいメリットではないでしょうか。

また飲食店の予約サイトでは、お店ごとに実際に来店した人からの口コミや、料理の画像などが表示されているのでお店や料理のイメージがつかみやすいです。そして電話だと営業時間内でしか予約を入れることができませんが、インターネットなら時間を気にせず、外出先からでも予約をすることができます。

しかし逆に、インターネットの予約サイトで予約をしたけれど、実際に行った友人から聞いた話や、お店のHPを見てイメージと全く違うからキャンセルしたいと感じて、キャンセルを考えてしまう人は意外に多いです。

インターネットで予約を入れるときは、複数サイトで飲食店情報を確認し、周囲の人に実際にお店に行った感想を聞くなどして、極力キャンセルしないで済むようにしておきましょう。予約サイトによっては、そのサイト独自のクーポンなどを発行していることもあるので、よりお得に利用するためにも複数サイトのチェックは必須です。

予約サイトは利用規約をよく読もう

飲食店の予約サイトを利用するときには、まず最初にきちんと「利用規約」を確認しておきましょう。利用規約はサイトによって内容が異なりますが、キャンセル料について記載されていることが多いです。サイトによっては「こんなものまで？」と思えるような、意外なキャンセル料の請求が記載されていることがあります。

面倒がって利用規約を読まないで予約し、当日キャンセルしたときに「そんなの知らない」では済まされません。一般的にサイトを利用しているということは、利用規約に同意したとみなされます。そのため本人が読まないでサイトを利用した場合でも、利用規約に記載されているのであれば、意外なキャンセル料の支払について同意したことになります。

飲食店の予約サイト独自のキャンセル料でトラブルを起こさないためにも、利用開始時にきちんと利用規約を読んでおきましょう。

登録アドレスを確認しよう

飲食店の予約サイトを利用する場合、まず最初に自分のアカウントを作ります。このとき、予約サイトからの連絡メールを受信するメールアドレスや、利用者ID、ログインするためのパスワードなどを設定しなければなりません。

しかしメールアドレスが複数あったり、サイトごとにIDやパスワードを変えて複数のパスワードを所持している場合は、あまり利用しないサイトのメールアドレスやパスワードを忘れてしまうことがあります。

予約を入れたサイトのIDやパスワードを忘れてしまった場合、マイページを見ることができず、予約状況の確認ができないなんてことにもなりかねません。

インターネットの飲食店予約サイトで予約を入れた場合は、ログイン情報をメモしたりスクリーンショットを撮るといったように、目につくようにデータで情報を管理しておくことをおすすめします。紙に書くと忘れてしまいそう、データの場所がわからなくなりそう、などという場合には、パスワード管理ソフトやアプリを使うと、複数のパスワードを管理しやすくなります。