最近はスマホ等の普及で、様々な手段で予約を取ることが簡単にできるようになっています。
スマホで予約を取るというと飲食店やホテルを想像するかもしれませんが、病院・クリニックでも予約ができるところが増え、患者さんには好評です。
こちらのページでは病院・クリニックに予約システムを導入して新患を増やす方法を解説します。
目次
新患は予約しやすさで病院を選びます！
「体調が悪いけど、かかりつけの病院もないしどこの病院に行こうかな」と患者が迷った時、何を基準にして病院を選ぶでしょう。
スマホが普及してきた昨今、「予約ができるかどうか、予約がしやすいかどうか」で病院を選ぶ人が増えています。スマホがあれば思いついた時にすぐ予約ができるからです。
病院と言えば長い待ち時間を思い起こしてげっそりしてしまう人も少なくありません。でも予約を入れていれば、長い待ち時間を短縮することもできます。
「予約システム」こそが仕事で忙しい患者さんや、体調不良で苦しんでいる患者さんが強く求めているシステムと言えるでしょう。
予約システムによっては逆効果になる場合も
「そうか、では当病院でも予約システムを導入すればいいのか！」いえ、単純にそうは言えません。というのは、予約システムによっては逆効果になってしまうからです。
ではどういった予約システムが逆効果になるのでしょう。
予約システムが難しい
予約システムがややこしい、難しい場合、患者さんは思うように予約を取ることができなくなります。
今は非常にスムーズに予約を取れるシステムが多いため、ややこしいシステムだと「もういいや！別の病院にしよう！」と判断されてしまう場合も多々あります。
予約できたか確認しづらい
予約システムが非常に簡易的なものだと「これで本当に予約が取れたんだろうか…？」と患者さんは手ごたえを感じることができず、不安になってしまいます。その結果「予約取れたかわからないし、放置でいいや」となり、無断キャンセルとなってしまうことがあります。
予約がプレッシャーになってしまう
キャンセルされたら困ると考えるあまり予約の規定が厳しくしすぎると、それが患者さんにとってはプレッシャーとなり、予約したものの病院に行くのがおっくうになってしまうこともあります。
病院とは治療を受ける場所ですので、患者さんはナーバスになっています。初めて来院する病院ならなおさらですので、予約することでプレッシャーをかけすぎると当日来ない場合もあります。
予約システムは開発会社で制作するのがオススメです
ではどうしたらいいのでしょうか。
簡単に予約でき、予約を確認できる、そして過剰なプレッシャーを患者さんに与えない予約システム…とはいったいどういったものなのでしょう。
餅は餅屋、予約システムは開発会社で制作するのがオススメです。開発会社は様々な病院の予約システムのノウハウをすでに持っています。科目によって、必要な項目や事前に知っておきたい情報は異なりますし、独自システムの方が管理しやすく他院との差別化も図れますので、開発会社でしっかりしたシステムを制作してもらうと良いでしょう。
病院・クリニックで採用したい予約規定
開発会社にシステムを制作してもらうとしても、ある程度の「当院での予約規定」の基準は必要です。どんな点に注意して予約規定を設ければ良いでしょうか。
来られない場合は連絡してもらう
一番困るのは、無断キャンセルです。予約を受け付けた以上、その時間枠は予約した患者さんのために開けておいたのに、来院がなかった…これでは病院側にも他の患者さんにもデメリットしかありません。
とはいえ、体調不良でナーバスになっている患者さんは当日になって「やっばり行くのやめたい」となることもあり得ます。ですから、来院できない場合は連絡してもらいましょう。
とはいえ、予約をキャンセルする人は、多かれ少なかれ罪悪感をもちます。約束をたがえるのですから当然ですね。気が重いゆえに連絡をしない人も多いものですが、それでは困ってしまいます。
ではどうしたら予約キャンセルの連絡をもらえるようになるか。そのためには「予約キャンセルの方法を手軽にする」ことです。
予約キャンセルは電話ではなく予約システムから行えるようにすると、キャンセル連絡をもらえる可能性が高まります。
自動キャンセル期限を設定する
来ない患者さんをいつまでも待っているわけにもいきませんので、「予約時間を過ぎても来院がなかった場合は自動的にキャンセルとさせていただきます」というような規定を設定すると良いでしょう。
こうすることで無駄な待ち時間を解消し、他の患者さんの診察に取り掛かることができます。
リマインダー（予約の通知）を設定する
「明日の10時から当院の診察予約が入っております」と予約の日時を、前日にメールなどでお知らせするリマインダーを設定するのも有効な方法です。
特に歯科など「次の予約は2週間後、患者さんの不快症状なし」といった場合だと、患者さんが予約の日時を忘れてしまう場合が多々あります。患者さん本人も行くつもりなのに、日々の忙しさから忘れてしまう…それを防ぐためにリマインダーはとても役立ちます。
リマインダーを使うことで患者さんにも喜んでもらえ、病院側も無断キャンセルされずに済みます。
筆者の行きつけの歯科医院は予約時間に来院しないと電話をくれます。恥ずかしながら2度ほど電話をもらいましたが、とても助かりました。電話だと人の手を借りなければなりませんが、メールなどのリマインダーであればシステムに組み込むだけなので簡便ですね。
支払方法を増やすことも新患獲得に有効です
近頃は、カード決済や分割払いを導入している病院・クリニックも増えています。医療費は意外に高くついてしまうことが多いので、支払方法を増やすことで、より新患が利用しやすくなります。
システムの導入は手間とコストがかかりますが、長い目で見ると「患者さんにとって便利な方法」のあるクリニックが人気を得るのではないでしょうか。
まとめ：患者さんが利用しやすい環境を整えて他院との差別化をはかりましょう
都市部では個人医院、クリニックが増えてきていますので、他院との差別化をはかることは非常に重要です。
そのためには「患者さんが利用しやすい環境を整える」のが一つの手段ですね。予約システムの導入、多様な支払い方法などを検討してみてはいかがでしょうか。
